Forestil dig, at du altid har drømt om at skrive en roman, og nu, hvor du har en pc og kan skrive i Word, har du gjort alvor af drømmen. Du er nået til side 342, og din hovedperson, Kurt Olsen, vender endelig tilbage til sin fødeby... i Spanien. Du bliver enig med dig selv om, at navnet Kurt Olsen i så fald ikke er særligt heldigt valgt, og du ville ønske, at du havde skrevet Enrico Macias i stedet for. Et hårdt arbejde venter med at gennemgå 342 tætskrevne sider, og der er stor risiko for, at du overser en "Kurt Olsen" eller to.

Glæd dig, for med Word er dit problem løst med et snuptag. Der er nemlig en funktion i programmet, der gør, at du kan søge efter et eller flere ord og erstatte med nogle andre. Du kan endda erstatte skrifttyper eller formater, men det tager vi senere.

Simpel erstatning

I teksten prinsen.doc, som du oprettede i forbindelse med teksten på side 18, skal du nu udskifte ordet "prins" med prinsesse". Det gør du sådan her:

1. Vælg menuen Rediger.
2. Klik på Erstat... Husk, at hvis du ikke kan se punktet i første omgang, kan du enten klikke på pilen i bunden af menuen eller vente et øjeblik.
3. Skriv det ord, du vil søge efter, i feltet Søg efter. Her skal der stå prins.

4. Skriv det ord, du vil erstatte med, i feltet Erstat med. Her skal der stå prinsesse.
5. Klik på Erstat alle.

Dette skulle gerne erstatte tre ord, og du kan nu lukke dialogboksen, hvis du ikke vil lave flere erstatninger. Du lukker den ved at klikke på krydset i højre hjørne.

Imidlertid er der nu det problem med teksten, at den handler om en lille prinsesse, og denne omtales med stedordet "han". Erstat på samme måde som før ordet "han" med ordet "hun", og gennemlæs derefter dokumentet.

Flere muligheder

Som du nok har bemærket, har Word ukritisk erstattet de tre bogstaver "han" med bogstaverne "hun", også selv om disse indgik i andre ord. Hvis du havde haft ordet "handling" eller "handske" i teksten, var de blevet til "hundling" og "hundske", og i det aktuelle tilfælde har du fået udtrykket "huns" i stedet for det korrekte "hendes" i sætningen, der oprindeligt lød: "Men alle hans gammelkendte sysler...".

For at undgå dette skal du begrænse erstatningen til kun at omfatte hele ord. På samme måde kan det blive aktuelt at skelne imellem store og små bogstaver, hvis du fx vil erstatte "hans" med "hendes", mens navnet "Hans" ikke skal erstattes med "hendes".

Disse muligheder og flere til finder du ved at klikke på knappen Flere, men forinden skal du lige klikke på Fortryd, så vi får "han" tilbage på plads i teksten igen.

Figur 85. Når du har klikket på knappen Flere, udvides dialogboksen med nogle ekstra søgekriterier, og knappen  ændres til at hedde Færre. Hvis du klikker på Færre, indskrænkes dialogboksen igen.

Der er i dette tilfælde ikke brug for at skelne imellem store og små bogstaver, men derimod er det kun hele ord, der skal erstattes.

Klik derfor i det firkantede felt til venstre for Kun hele ord for at sætte et flueben deri. Bagefter kan du roligt bruge Erstat alle.

En alternativ mulighed, hvis du er i tvivl, er at bruge knappen Erstat. Dette giver dig mulighed for at vurdere hver enkelt forekomst af ordet, og du kan enten lade være med at erstatte det ved at klikke på Find næste eller at erstatte det ved at klikke på Erstat.

Erstat format

Muligheden for at erstatte formatet på noget af teksten er ganske praktisk. Forestil dig, at du har fremhævet ord i din tekst ved at skrive dem med fed skrift, men egentligt kunne du bedre tænke dig, at de også var skrevet med skrifttypen Arial, og at de både var skrevet med fed og kursiv. Det kan du ændre med et snuptag ved hjælp af Søg og Erstat.

Hvis du vil prøve det af, kan du markere nogle ord i teksten Prinsen.doc og formatere dem med fed skrift. Brug for eksempel Formatpenslen til at hjælpe dig med opgaven. Kan du huske, hvordan? Ellers kig tilbage i afsnittet "Formatpenslen" på side 32. Bagefter kan du fortsætte således:

1. Vælg igen menuen Rediger -> Erstat...
2. Slet de ord, der eventuelt står i felterne Søg efter og Erstat med.
3. Klik på knappen Flere, hvis du ikke allerede har gjort det.
4. Fjern eventuelle flueben i søgekriterierne.
5. Sørg for, at din markør er i feltet Søg efter.
6. Klik på knappen Formater i bunden af  
   dialogboksen.
7. Vælg Skrifttype.
8. Her skal du søge efter Times New Roman med formatet Fed.

9. Klik OK.
10. Placer markøren i feltet Erstat med.
11. Vælg igen Formater -> Skrifttype.
12. Find skrifttypen Arial og vælg Fed kursiv.
13. Klik OK.

14. Klik på Erstat alle.

Hvis du vil kombinere det med bestemte ord, kan det også lade sig gøre. Vil du fx erstatte alle forekomster af ordet "prinsessen" skrevet med fed med samme ord, bare i fed og kursiv, skal du huske at skrive ordet både i Søg efter og Erstat med.

Erstat mellemrum og andet specielt

Det hænder, at man får tastet to eller flere mellemrum efter hinanden i en tekst. For at rette denne fejl og for at undgå at overse enkelte tilfælde, er det bedst at bruge Søg og Erstat. Det gør du således:

1. Vælg menuen Rediger -> Erstat...
2. Klik på knappen Flere, hvis det ikke allerede er gjort.
3. Sørg igen for, at der ikke er noget, der hænger fra sidste søgning. Slet de ord, der er i felterne, og fjern flueben ud for søgekriterierne.
4. Fjern eventuelle formater ved at placere markøren i først Søg efter og klikke på knappen Ingen formatering, og derefter Erstat med og klikke på knappen Ingen formatering.
5. Placer markøren i feltet Søg efter.
6. Lav to mellemrum ved hjælp af mellemrumstasten.
7. Klik i feltet Erstat med.
8. Lav ét mellemrum ved hjælp af mellemrumstasten.
9. Vælg Erstat alle.
10. Gentag erstatningen ved at klikke på Erstat alle, indtil du får besked på, at der er lavet nul erstatninger. Dette finder også de steder, hvor du har lavet mere end to mellemrum ved siden af hinanden.

Så er der ved at være ryddet pænt op i dokumentet, men en anden fejl, man ofte begår i starten, er at trykke for mange gange på returtasten, således at der er tomme linjer imellem afsnittene. For at fjerne disse kan du eksempelvis søge efter tre afsnitstegn og erstatte dem med to. Det gør du således:

1. I dialogboksen Søg og erstat skal alle tidligere indtastninger og formater fjernes, og der skal være trykket på knappen Flere.
2. Klik på knappen Speciel.
3. Klik på punktet Afsnitstegn.
4. Gentag dette, til du har afsnitstegnet ^p tre gange ved siden af hinanden på linjen.
5. Flyt markøren til feltet Erstat med.
6. Klik på knappen Speciel -> Afsnitstegn.
7. Lav her to afsnitstegn ved siden af hinanden.

8. Klik på Erstat alle.