I min barndom for meget længe siden fik jeg engang et sæt med brevpapir. Det bestod af kuverter, ulinjeret papir og et enkelt ark hvidt papir med tydelige sorte linjer. Det var meningen, at man skulle lægge dette ark under et ark brevpapir, hvorved linjerne kunne ses igennem.

Hermed behøvede jeg ikke lave blyantsstreger på papir for at skrive lige, og det linjerede papir kunne bruges igen og igen. Det fungerede som en skabelon.

Skabeloner i Word virker på samme måde. En skabelon ligger bag det dokument, du skriver i, og den kan bruges igen og igen uden at blive påvirket af det, du skriver. Uden at du har tænkt over det, har du faktisk hele tiden brugt en skabelon til dine dokumenter. Denne skabelon hedder Normal, og filtypen er .dot.

Skabelonen Normal.dot indeholder blandt andet retningslinjer for den skrifttype, der bruges, margener og retningen på papiret. Du kan lave din egen skabelon, der indeholder mere end det. For eksempel kan du lave en skabelon, som du kan bruge, hver gang du vil skrive et brev. Skabelonen kan indeholde dit navn og adresse i sidehovedet.

Lav selv en skabelon

Det er let at lave en skabelon selv. Det svarer til, at du bare laver dokumentet én gang og gemmer det som en skabelon. Herefter kan den genbruges igen og igen. Sådan laver du lettest en skabelon:

1. I Word skal du klikke på menuen Filer.
2. Vælg Ny...
3. I Word 2002 skal du klikke på Generelle skabeloner i højre side af skærmen. Hvis du har en ældre version, kan du springe direkte til punkt 4.

4. Klik én gang på Tomt dokument.

5. Klik i radioknappen (den hvide cirkel) ud for Skabelon nederst i højre side af dialogboksen.
6. Klik på OK.

Hermed er du i gang med at lave en skabelon. Du kan se det foroven i titellinjen, hvor der står Skabelon 1 i stedet for Dokument 1.

Du kan nu skrive den tekst, du ønsker, rette margener, sætte papiret til liggende format, eller hvad du ønsker. Hvis du vil lave brevpapiret, skal du ind i Vis -> Sidehoved og sidefod og skrive dit navn og adresse.

Gem dernæst med et passende navn, fx Brevpapir. Bemærk, at der i dialogboksen Gem som vil stå, at filtypen er en Dokumentskabelon (*.dot), og dette kan ikke ændres.

Figur 86. Filtypen er givet på forhånd, hvis du har husket at klikke ud for Skabelon under oprettelsen.

Gem som skabelon i andre tilfælde

Hvis du ved en fejl ikke har fået valgt at oprette som en skabelon, er arbejdet ikke spildt af den grund. Du kan nå at ændre det ved at klikke på pilen for enden af feltet Filtype. På nuværende tidspunkt vil der i så fald stå Word-dokument (*.doc), og du skal finde Dokumentskabelon (*.dot) på rullelisten.

Figur 87. Skulle du have glemt at oprette som en skabelon, kan du rette fejlen her.

Nu er skabelonen oprettet, og den er automatisk blevet gemt sammen med de øvrige skabeloner.

Brug din nye skabelon

Næste gang du vil skrive et brev, skal du bruge skabelonen. Det gør du således:

1. Klik på menuen Filer.
2. Vælg Ny...
3. Word 2002-brugere må igen lige et smut ud og vælge Generelle skabeloner, men andre går direkte til næste punkt.
4. Find din skabelon i dialogboksen.
5. Klik på den, og vælg OK eller dobbeltklik på den.

6. Skriv brevet, som du normalt skriver et dokument.

I titellinjen vil der nu blot stå Dokument 2, eller hvilket nummer du nu er nået til. Derved kan du se, at din skabelon ikke bliver berørt af det, du skriver.