I dette kapitel skal vi se på, ikke blot det nemme - hvordan man gemmer - men også og især, hvordan man finder sit dokument igen. Det er her, at mange begyndere går galt i byen. Kunsten er nemlig at holde øje med, hvor man gemmer i første omgang.

Mens vi arbejder i Word, befinder vores arbejde sig kun i en midlertidigt gemt hukommelse på pc'en. Den hukommelse kaldes RAM, og hvis vi slukker for maskinen, eller strømmen afbrydes kortvarigt, så forsvinder vores arbejde og kan ikke findes igen.

Derfor er det vigtigt, at vi gemmer dokumentet på en mere permanent manér.

Dokumentet kan lagres på harddisken, som er et lagermedie, der normalt befinder sig inde i din computer. Vi kan også gemme det på en diskette, men det har flere ulemper. En diskette holder ikke lige så længe som en harddisk, den kan lettere gå i stykker eller blive væk, og det tager længere tid for computeren at skulle arbejde på diskette, og den kan risikere at "gå ned".

Du bør derfor kun gemme på diskette, hvis du fx skal transportere dokumentet med dig til en anden computer, eller hvis du vil have en ekstra kopi af det.

Hvis du kigger på værktøjslinjen Standard (se evt. figur 7 på side 12), vil du se en knap, der forestiller en diskette. Knappen hedder Gem, og disketten er kun et symbol. Hvis du bruger den knap, vil du nemlig ikke automatisk gemme på en diskette.

Figur 24. Bemærk, at på min skærm vises tastaturgenvejen også i den lille tip-boks. Du kan evt. senere bruge Ctrl+S til at gemme.

Punktet Gem finder du også i menuen Filer, og de er helt ens. Du må altså selv vælge, om du vil gå helt ind i menuen eller tage genvejen.

Gem

Vi vil nu gemme vores første dokument fra side 18.

Det gøres således:

1. Klik på knappen Gem eller Filer -> Gem.
2. Skriv et navn på dokumentet i feltet Filnavn. Her kan du skrive Prinsen.

3. Klik på knappen Gem.

Nu kan du se, at dokumentet er gemt, fordi der på Titellinjen står Prinsen i stedet for Dokument 2.

Hvad skete der?

Vi skal have set på, hvad der egentligt skete.

Word ved ikke, hvad vores dokument skal hedde, eller hvor det skal gemmes. Den vil derfor spørge om det i dialogboksen Gem som.

I den dialogboks er der tre ting, vi kan tage stilling til, nemlig hvor dokumentet skal gemmes, hvad det skal hedde, og hvilken type fil det er. Som standard vil Word gemme i mappen Dokumenter. Det kan du se foroven i dialogboksen. Om et øjeblik ser vi på, hvordan du kan gemme det andre steder end standard.

I feltet Filnavn stod der i forvejen "Jeg tror nok.doc". Det er fordi Word automatisk tager den første sætning i dokumentet og foreslår denne som navn. Filnavnet er på nuværende tidspunkt markeret. Du kan se, at det står med hvid skrift på blå baggrund. Dette betyder, at du ikke behøver at slette det først, men bare kan skrive det nye navn oveni. Navnet må indeholde op til 255 tegn, og der må gerne være mellemrum. Der er nogle tegn, som fx ?\*, der er forbudt. Hvis du bruger dem i filnavnet, vil Word enten ikke gemme, eller også vil den give dig besked på, at du har brugt et ulovligt tegn. I så fald må du rette filnavnet.

Hvis du allerede har klikket i feltet, vil denne markering forsvinde, og du skal have besværet med at slette filnavnet først. Eller du kan markere det igen. Det gør du lettest ved at klikke tre gange hurtigt efter hinanden i feltet. Altså et dobbelt-klik med et ekstra klik.

Word foreslår automatisk filtypen Word-dokument. Dette er korrekt, så du behøver ikke gøre noget her.

Prøv at klikke på knappen Gem på værktøjslinjen igen. Denne gang vil Word ikke komme med en dialogboks, fordi nu kender det både navnet på dokumentet, stedet, det skal gemmes, og typen.

Gem som...

Hvis du får brug for dialogboksen igen, skal du bruge Gem som...

Du skal bruge dialogboksen, hvis du vil gemme dokumentet under et andet navn, eller hvis du vil gemme det et andet sted. Det kan også ske, at du vil give dokumentet til en ven, der ikke har Word, og i så fald skal du gemme det som en anden type. Næsten alle kan læse den type dokument, der hedder .rtf.

Vi tager et praktisk eksempel og gemmer dokumentet på diskette. På den måde kan du transportere dokumentet til en anden computer eller gemme en kopi af det.

Disketten

Find en tom diskette og sæt den i diskettedrevet. En diskette ser sådan her ud:

Figur 25. Disketten behøver ikke at være gennemsigtig som her.

Øverst på disketten er en pil (1). Den viser, hvilken vej disketten skal skubbes, når den skal sættes i diskettedrevet. Oversiden skal vende opad som her.

Så snart disketten er skubbet helt ind, og det har sagt "klik", vil spændet (2) glide til side af sig selv, og computeren vil have adgang til det sted på disketten, hvor den kan gemme data, nemlig den bløde, magnetiserede skive (4).

Hvis du vil undgå at komme til at slette disketten bagefter, kan du skubbe det lille plastikstykke til side (3), så der er to huller i bunden. Når begge huller kan ses, er disketten skrivebeskyttet.

Gem på diskette

Sæt disketten i drevet, så den er klar til brug. Sådan gør du for at gemme på diskette:

1. Klik på menuen Filer.
2. Vælg Gem som...
3. I dialogboksen skal du starte fra oven. Vi skal have fundet disketten. Klik derfor på pilen for enden af feltet Gem i.
4. Brug rullepanelet i højre side for at rulle op til disketten. Der står 3 1/2-diskette (A:) ud for.

5. Så snart du kan se, at der står Diskette i feltet Gem i, kan du gå videre til næste punkt. Her vil vi gemme dokumentet med samme navn. Ellers kan det blot skiftes i feltet Filnavn. Klik på Gem.

Når du vil fjerne disketten fra drevet igen, skal du lige vente, til lyset i diskettedrevet er slukket. Så længe lyset er tændt, er dit dokument nemlig ikke gemt på disketten, og hvis du tager den ud på dette tidspunkt, vil du miste dokumentet.

Opret ny mappe

Det er uhyre vigtigt at kunne gemme korrekt. Nogle gange skal man åbne mapper for at finde det rigtige sted, dokumentet skal lægges. Vi prøver derfor at gemme én gang til, og denne gang opretter vi en særlig mappe til hæftet her, som vi kalder Word. Sådan gør du:

1. Vælg Filer -> Gem som...
2. Klik på knappen Dokumenter i venstre side af dialogboksen.

3. Klik på knappen Opret ny mappe på værktøjslinjen foroven i dialogboksen.

4. Skriv navnet på mappen. Her skal det være IDG Word.

5. Klik OK til den nye mappe.
6. Nu kan du se foroven, at Word vil gemme i mappen IDG Word. Du kan også her give dokumentet et nyt navn, men i dette tilfælde beholder vi det, som det er. Klik derfor på knappen Gem.

Det er en god idé at træne dig selv i at gemme dokumenter, mens de ikke er så vigtige. Det vil glæde og gavne dig den dag, du har et virkelig vigtigt dokument, du vil gemme. Prøv at ændre lidt i dokumentet og gemme på disketten, slet dernæst ændringen, og gem i mappen IDG Word, som er en undermappe til Dokumenter. Når du er færdig med træningen, så luk Word, for nu skal vi lære at finde dokumentet igen.

Find dokumentet igen

Dokumenter leger ikke gemmeleg eller gør sig usynlige. De er til at finde igen, når blot man kender teknikken, og den vil du hurtigt lære.

Vi skal nu se på den traditionelle metode og til sidst et lille tip, hvis du skal åbne et dokument, som du har gemt for nylig.

For det første er der en forskel på, om du opretter et dokument, dvs. laver et nyt, eller du åbner et dokument. I sidstnævnte tilfælde eksisterer dokumentet allerede.

Hvis vi tager eksemplet fra før, så lavede du et lille dokument, der hedder Prinsen, og det skal vi åbne for at arbejde videre med det. Sådan gør du:

Klik på knappen Åbn på værktøjslinjen (eller vælg Filer -> Åbn...).

I dialogboksen, der kommer frem, skal du først ind i mappen Dokumenter, hvis du ikke allerede er der.

Dobbeltklik dernæst på mappen IDG Word for at åbne den. Hvis du har svært ved at dobbeltklikke, kan du også markere den (et klik) og dernæst klikke på knappen Åbn.

Nu vil du kunne se det dokument, der er i mappen IDG Word. Dobbeltklik på Prinsen.doc for at åbne det, eller marker igen og klik på Åbn.

Figur 26. Hvis du ikke kan se nogen dokumenter i IDG Word-mappen, har du enten gemt et forkert sted, eller også viser filtypen i bunden af dialogboksen ikke Word-dokumenter.

Husk, at hvis dit dokument befinder sig fx på en diskette, skal du klikke foroven i vinduet og finde 3½-diskette igen, ligesom da du gemte det.

Herefter har du dokumentet Prinsen fremme på skærmen. Dette er, hvis alt er gået godt, og det er det da også i de fleste tilfælde. Især hvis du har fulgt instruktionerne nøje. Imidlertid kan det enten ske, at du har glemt, hvor dokumentet er gemt, eller at du har gemt et forkert sted. I så fald må du søge efter det.

Søg

I Word er der en indbygget søgefunktion, men det er min erfaring, at den ofte volder problemer. Jeg har oplevet computere, der "fryser" eller går ned, og man har været nødt til at genstarte den for at komme i gang igen. Jeg vil derfor anbefale dig at bruge den søgefunktion, der er i Windows, og som du finder via Start -> Søg -> Efter filer eller mapper...

Hvis du kan huske navnet på dokumentet, kan du blot skrive det i feltet foroven. Hvis du kun kan huske lidt af indholdet, kan du skrive det i feltet Tekststreng.

Figur 27. Det er kun nødvendigt at udfylde ét af felterne.

Hvis du vil vide mere om at søge i Windows, vil jeg anbefale dig at købe et af IDG Forlags hæfter om Windows.

Tip til at finde et dokument igen

Der er en ganske enkel metode til at finde dokumentet igen, hvis det er et af de fire seneste, du har gemt. Sådan gør du:

Klik på menuen Filer.

I bunden ser du de senest åbnede filer. Som standard er der fire, men man kan vælge op til ni.

Du kan ændre antallet af viste filer i menuen Funktioner -> Indstillinger -> Fanen Generelt.

Nummer ét på listen er det, du netop har gemt.

Figur 28. Hvis der er plads, vises hele stien til dokumentet. Ellers bruger Word prikker, sådan som det ses ud for nummer 2.

Klik på det dokument, du vil åbne, fx her har jeg Prinsen som nummer to på listen.

Øv dig gerne i at åbne og lukke dokumentet flere gange og at finde det henholdsvis på disketten og på harddisken (dit c-drev).