Vi kalder det formatering, når vi pynter på teksten med fede eller understregede bogstaver, som kan være større eller mindre. Det var ting, der var umulige at lave tidligere med en skrivemaskine, men som er let at have med at gøre i et tekstbehandlingsprogram som fx Word.

Når vi taler om formatet på en tekst, eller formateringen, så handler det om størrelsen på bogstaverne, skrifttypen, om ordene skrives med fed skrift eller er understreget, om der er farver i baggrunden, om du har en lige højre- eller venstremargen m.m.

Du kan finde genvejsknapper til de mest brugte funktioner på værktøjslinjen Formatering.

Fed, kursiv og understreget

Dengang, der kun fandtes skrivemaskiner, var der ikke så mange muligheder for at fremhæve ord eller overskrifter. Der kunne man enten understrege ord eller skrive dem med store bogstaver, evt. adskilt af mellemrum S Å D A N.

I dag er det flottere og mere effektivt at bruge enten fed skrift eller kursiv til at fremhæve ord, og større og anderledes skrifttyper evt. kombineret med fed skrift for at vise en overskrift.

Du kan fremhæve ord eller tegn, før du skriver dem eller efter. Hvis du bruger tastaturet, er det lettest at fremhæve dem før. Sådan skriver du et ord eller tegn med enten fed skrift, kursiv eller understreget:

1. Klik på enten F for fed skrift, K for kursiveret eller U for understreget på værktøjslinjen. Hvis du vil bruge tastaturet, er genvejstasterne henholdsvis +F, +K eller +U.

2. Skriv de tegn eller ord, som du vil have markeret med fed, kursiv eller understreget.
3. Når du ikke længere vil skrive med fed, kursiv eller understreget, skal du gentage processen med enten at klikke på F, K eller U eller at bruge tastaturgenvejene og F eller K eller U.

Prøv det af i praksis ved at tilføje følgende stykke tekst lige under "at han havde mest lyst til at give sig til at græde."

Figur 31. I dette eksempel er der både brugt fed og kursiv.

I begyndelsen af linjen er der en streg, der viser, at der følger direkte tale efter. Denne streg laves ved at taste og minus på det numeriske tastatur (helt oppe i højre hjørne).

Hvis du allerede har skrevet den tekst, du ønsker at formatere, skal du markere den først. Dernæst skal du klikke én gang på enten F, K eller U.

Prøv det ved at markere sætningen " Jeg tror nok, han benyttede sig af de vilde trækfugle til at slippe bort.", og gør den understreget.

Figur 32. Også her kan du bruge genvejstasterne i stedet for musen.

Skrifttype

Når Word er installeret, og du begynder at skrive, vil du som standard skrive med skrifttypen Times New Roman og med størrelsen 10 punkt.

Grundlæggende er der to forskellige skriftformer, nemlig "sans serif", også kaldet grotesk, og "serif", også kaldet antikva. En serif skrift har små fødder (fodstreger / seriffer) på bogstaverne, mens en sans serif ikke har ('sans' betyder 'uden').

Times New Roman er en serif-skrift. Når der er meget tekst som i en bog eller i et brev, læses den lettest, hvis der er små fødder på bogstaverne, der fører øjet videre over teksten. Derfor har Word valgt en skrifttype som Times New Roman til standard.

Til overskrifter er det bedre med en sans serif som fx Arial.

Med hensyn til skriftstørrelsen så siges det, at det mest læsevenlige er højst 70 tegn per linje, og man kommer tættere på dette antal ved at vælge en skriftstørrelse på 12 punkt. I det hele taget er det naturligvis lettere at læse en stor skrift frem for en lille.

Ændre skrifttype

Du kan ændre skrifttypen før, du skriver, eller efter. Sådan gøres det:

1. Hvis du ændrer skrifttypen, inden du skriver, skal du placere markøren dér, hvor du ønsker at skrive fra. Hvis teksten er skrevet teksten, skal du markere den.
2. Klik dernæst på pilen for enden af feltet Skrifttype, hvor der nu står Times New Roman i.

3. Brug rullepanelet i højre side af rullemenuen til at finde den ønskede skrifttype.
4. Klik på skrifttypen.

Figur 33. Det er forskelligt fra computer til computer, hvilke skrifttyper der er installeret.

Som du kan se af billederne, fx figur 32, får du et lille indtryk af, hvordan skrifttypen ser ud, idet hvert navn er skrevet med selve skrifttypen. Hvis du har en ældre version af Word, kan du opnå samme mulighed ved at vælge menuen Formater -> Skrifttype.

Skriftstørrelse

Skriftstørrelsen skiftes på tilsvarende vis. Lige ved siden af skrifttypen er der et felt, hvor der lige nu formentligt står 10. Hvis du klikker på pilen lige til højre for feltet, vil du se de størrelser, der er tilgængelige for pågældende skrifttype.

Figur 34. Den lille pil ved siden af skriftstørrelsen viser, at der kommer nogle valgmuligheder frem, hvis du klikker på den.

Du skal klikke direkte på tallet og ikke på rullepanelet, når du har fundet den størrelse, du vil have.

Figur 35. Klik direkte på tallet.

Vi skal have tilføjet en overskrift til vores dokument prinsen.doc. Overskriften skal skrives med en sans serif skrifttype, og vi vælger Arial. Størrelsen skal være 20 punkt.

Du skal derfor placere markøren i øverste venstre hjørne. Du kan gøre det med musen, selvfølgelig, men det letteste er nok at taste +Home.

Dernæst kan du lave en ny linje til overskriften ved at trykke på . Brug Home til at vende tilbage til øverste linje.

Skift skrifttypen til Arial og størrelsen til 20. Som overskrift skal der stå:

"Den lille Prins"

Figur 36. Så kom der overskrift på... Det pyntede!

Du behøver ikke at skifte skrifttype og  
-størrelse tilbage til det oprindelige, fordi du allerede har en tekst nedenunder. Hvis du var startet på en helt blank side, skulle du have skiftet tilbage, når du havde skrevet overskriften.

Venstrejuster, centrer og højrejuster

Vi skriver normalt fra venstre mod højre og har derfor en lige venstremargen. I nogle tilfælde er det dog flottere enten at centrere teksten, fx en overskrift, eller at højrestille, fx en dato.

Justeringerne gælder for et afsnit ad gangen. Du kan altså ikke bruge dem til at have "Kære mor" i venstre side af linjen, og datoen i højre side af samme linje. I det tilfælde skal der bruges andre midler, hvilket vi kommer til senere i afsnittet om tabulatorer.

Når du vil ændre justeringen på en tekst, er det nok at placere markøren et sted i den.

Dernæst skal du klikke på én af følgende fire knapper på værktøjslinjen:

Figur 37. Juster til venstre, Centreret, Højrejuster og Lige margener.

Prøv at klikke fx foran P'et i overskriften "Den lille Prins". Klik dernæst på knappen, der centrerer.

Figur 38. Centreringen sker i forhold til venstre og højre margen.

Placer markøren i den sidste linje, der hvor der står "Fra "Den lille Prins" af Saint-Exupéry", og højrejuster denne tekst.

Klik i første afsnit efter overskriften. Det, der starter med ordene "Jeg tror nok, han benyttede", og juster dette afsnit med lige højre- og venstremargener (knappen Lige margener).

Linjeafstand

Word skriver som standard med enkelt linjeafstand, men det – og andre forhold – kan du ændre på, hvis du ønsker det, sådan her:

1. Klik på menuen Formater.
2. Vælg Afsnit...
3. Sørg for, at fanen Indrykning og afstand er øverst. Klik på den, hvis den ikke er det.

4. I området Afstand skal du klikke i feltet Efter og bruge pil op til at ændre afstanden til fx 6 pkt. Så behøver du kun at taste én gang, når du skal bruge et nyt afsnit i teksten. Det giver en pænere tekst.
5. Klik på pilen for enden af feltet Linjeafstand for at ændre Enkelt til Halvanden eller Dobbelt.
6. Afslut ved at klikke OK.

Rammer og skygger

Der er andre metoder til dels at gøre en tekst mere læsevenlig, dels at pynte den op. En af disse er at lave rammer/kanter om noget af teksten og at bruge farver enten på skrift eller baggrund.

I tidligere versioner af Word hed rammer Rammer. Fra Word 2002 hedder de altså Kanter. Baggrundsfarver som den grå i denne boks hedder Skygger.

Vent altid med at lave rammer og farver, til du er færdig med teksten, eller i hvert fald er nået længere end lige til det sted, du vil have ramme og farve på. Ellers kan de risikere at drille dig.

Rammer ved hjælp af værktøjslinjen

Sådan laver du en ramme om en tekst:

1. Marker teksten.
2. Klik på den lille pil, der er ved siden af knappen Kanter.

3. I det vindue, der åbner sig, kan du vælge den type ramme, du vil have, fx Udvendig kant (den første).

Figur 39. Hvis du næste gang skal bruge Udvendig kant, behøver du ikke først klikke på den lille pil, men du kan klikke direkte på knappen.

Nu har du en ramme om den tekst, du havde markeret, plus måske endda lidt ekstra.

Prøv at markere overskriften "Den lille Prins" og sæt en udvendig kant omkring den.

Figur 40. I dette tilfælde vil rammen gå fra venstre til højre margen.

Skygger ved hjælp af menuen

Vi kan lægge en gråskygge i baggrunden af overskriften på denne måde:

1. Marker teksten, her overskriften igen.
2. Vælg menuen Formater.
3. Vælg Kanter og skygge...
4. Klik på fanen Skygge.

5. Vælg en passende farve eller gråtone. Når du har klikket på den, vises navnet på farven i et lille felt.

6. Afslut ved at klikke på OK.

Rammer ved hjælp af menuen

Hvis du ønsker en anden ramme hele vejen omkring overskriften, eller du vil have, at den skal være tættere på, er det også denne dialogboks, du skal bruge. Sådan gør du:

1. Marker den ønskede tekst.
2. Vælg igen Formater -> Kanter og skygge...
3. Klik på den første fane, Kanter.
4. Vælg en anden type, fx dobbelte streger, og klik på typen.

5. Hvis du kun vil have rammen omkring teksten, skal du vælge Tekst i stedet for Afsnit i feltet Anvend på. Hvis du allerede har lavet en ramme, skal den først fjernes ved, at du vælger Ingen øverst til venstre.

6. Afslut ved at klikke på OK.

Farve på bogstaverne

Hvis du udelukkende vil have farve på skriften, er der en knap på værktøjslinjen, der kan tilføje det.

1. Marker den tekst, du ønsker at have i en anden farve.
2. Klik på den lille pil ved siden af A'et på knappen Skriftfarve.

3. I det vindue, der åbner sig, kan du nu vælge en farve.

Prøv at lave skriften i overskriften gul.

Formatpenslen

Som du lige har set, kan det godt tage lidt tid og give lidt besvær at ændre formatet til det, man ønsker sig. Hvis man så ydermere skal det hele igennem én gang til for at lave det samme format på den næste overskrift, så begynder det at blive trættende.

I Word finder du et lille redskab, der kan spare dig for alt dette arbejde. Dette redskab kaldes Formatpenslen, og den fungerer ligesom en rigtig pensel. Den skal have noget maling, den skal dyppes i den, og så skal man male hen over det, der skal være i samme farve.

I forbindelse med formater er "malingen" den sammensætning, du nu har valgt, af fx skrifttype, -størrelse, farve, ramme m.m. Sådan bruger du formatpenslen:

1. Bland først malingen, dvs. lav den formatering, du ønsker.
2. Put penslen i malingen, dvs. klik med din markør på det ord, du har formateret.

3. Tag nu penslen fra værktøjslinjen ved at klikke på den. Hvis du klikker én gang, kan du bruge penslen én gang. Hvis du dobbeltklikker, bliver den der, til du sætter den på plads igen.

4. Mal med formatpenslen, dvs. træk din mus hen over de ord eller sætninger, der skal have samme format som det oprindelige.

5. Klik din pensel tilbage på værktøjslinjen, hvis den ikke forsvinder af sig selv. Du kan opnå det samme ved at taste .

Hvis du vil prøve formatpenslen, kan du fx ændre formatet på ordet "vulkan" til: Arial, fed, grå skygge 15 %.

Placer dernæst markøren i ordet "vulkan" og dobbeltklik på Formatpensel. Mal hen over alle de ord, der indeholder ordet "vulkan". Jeg får det til syv i alt.

Formatpenslen kan også bruges til at kopiere den overskrift, du lavede før, med ramme omkring, større skriftstørrelse og skygge.