I Word er det let at skrive det samme brev til en hel masse mennesker. Denne funktion kaldes brevfletning. Du skriver nemlig kun brevet én gang og fletter det derefter sammen med listen over brevmodtagerne.
Når du laver brevfletning, kommer der i princippet tre dokumenter ud af det. Disse tre er:
- Hoveddokumentet. Det er det brev, du skriver én gang.
- Adressekartoteket. Navne og adresser på dem, der skal modtage brevet.
- De færdige breve. Disse vil normalt være i ét dokument og fylde mindst én side for hver brev-modtager.
Gem det vigtigste
Hoveddokumentet kan genbruges, så det skal gemmes. Det samme kan adressekartoteket, for det vil ofte være de samme mennesker, man har brug for at skrive til.
De færdige breve behøver du derimod ikke at gemme, for dem kan du nemt lave igen ved at flette hoveddokumentet med adressekartoteket.
Eftersom der er en del forskel på brevfletning i Word2002 og de tidligere versioner, vil begge blive gennemgået her.
Start på brevfletning (Word2002)
Sådan udfører du brevfletning trin for trin:
- Opret et nyt dokument i Word.
- Vælg menuen Funktioner.
- Vælg Breve og forsendelser.
- Klik på Brevfletning...
- Herefter kommer der et panel frem i højre side af skærmen. Vælg Breve.
- Klik derefter på Næste: Startdokument i bunden af panelet for at lave hoveddokumentet.
- På trin 2 kan du vælge imellem, om dokumentat skal være det, der er fremme på skærmen nu (aktuelt), et nyt fra en skabelon eller et eksisterende dokument. Vælg Brug det aktuelle dokument, og klik Næste i bunden af panelet.
- Tredje trin handler om de personer, du skal sende brevene til. Hvis du allerede har dem i en liste eller i Outlook, kan de hentes derfra, men her skal du klikke Skriv en ny liste og Næste.
- Udfyld de nødvendige felter for hver person i din adresseliste. Hver person kaldes en post.
- Klik på Ny post, når du er færdig med en person.
- Fortsæt, til alle personer er indtastet, og klik på Luk.
- Gem adresselisten under et navn, du let kan huske, når du skal bruge den igen. Her kan du gemme den under navnet "venners adresser".
- Hvis du herefter ønsker at sortere listen, kan du gøre det i den dialogboks, der er dukket op, men det er ikke nødvendigt. Klik på OK for at afslutte.
- Vælg Næste: Skriv brevet i bunden af panelet.
- Du er nu tilbage i hoveddokumentet,
hvor du dels skal skrive brevet, dels benytte værktøjslinjen til at
indsætte felter med. Meningen er nemlig, at du ikke skal skrive folks
navne og adresser, men kun indsætte felter. Tryk først
, indtil
du kan se, at markøren er ca. 5 cm nede i dokumentet. Dette kan aflæses
af statuslinjen i bunden af vinduet. I eksemplet her står der Pos 4,9 cm.
- Klik på Indsæt adresseblok på værktøjslinjen Brevfletning.
- Vælg formatet på modtageradressen, og klik OK.
- Tryk dernæst på , indtil
din markør er omkring 10 cm nede i teksten, hvilket aflæses på statuslinjen
i bunden.
- Skriv brevet.
- Når brevet er skrevet, er det en god idé lige at gemme dokumentet. I eksemplet kan du gøre det undernavnet Housewarming.
- Klik på Næste: Gennemse brevene i panelet i højre side.
- Skift imellem posterne ved at bruge pilene i højre side, øverst.
- Klik Næste: Afslut brevfletningen.
- Herefter kan du enten udskrive dine breve direkte eller redigere de enkelte breve. Det dokument, der dannes, hvis du vælger Rediger enkelte breve, behøver du ikke gemme, medmindre du ændrer i nogle af dem.
- Når du lukker dokumentet, så svar Ja til at gemme hoveddokumentet, her Housewarming.
Start på brevfletning (ældre versioner)
Sådan udfører du brevfletning trin for trin:
- Opret et nyt dokument i Word.
- Vælg menuen Funktioner.
- Klik på Brevfletning.
- Hermed kommer dialogboksen Flethjælper frem og viser dig de tre trin, den består af. Du kan kun vælge det første, så klik på knappen Opret.
- Vælg Standardbreve...
- Du får nu valget imellem at oprette et nyt dokument eller benytte det eksisterende. Vælg Aktivt vindue.
- Herefter er trin 2 også aktivt. Klik på knappen Hent data.
- Vælg Opret datakilde..., for du har endnu ikke lavet din liste med navne og adresser.
- Klik på et feltnavn, der skal fjernes, fx Firma.
- Vælg Fjern feltnavn.
- Fortsæt til alle overflødige feltnavne er væk. I eksemplet her skal du kun beholde Titel, Fornavn, Efternavn, Adresse 1, Adresse 2, By og Postnummer.
- Klik på feltet Postnummer.
- Klik på pil op ud for Flyt.
- Afslut ved at klikke på OK.
- Word vil nu bede dig om at gemme den struktur, du har oprettet. Her kan du gemme under navnet "Venners adresser".
- Nu skal du have udfyldt
felterne med navne og adresser. Der kommer automatisk en formular frem,
som hjælper dig med dette. Skriv først en titel, og skift til næste
felt med
. - Skriv fornavn og skift
med .
Fortsæt på samme måde med resten af felterne, indtil du har udfyldt
dem alle sammen. Feltet Adresse
2 bruges fx til små byer, der
ikke selv har et posthus.
- Klik på Ny
post eller tast , når du vil videre med det næste navn og
tilhørende adresse.
- Afslut ved at klikke på OK, når alle poster er oprettet.
- Du er nu tilbage i hoveddokumentet,
der er blevet udstyret med en ny værktøjslinje, som skal bruges til
at indsætte felter i dokumentet. Meningen er nemlig, at du ikke skal
skrive folks navne og adresser, men kun indsætte felter. Tryk først , indtil
du kan se, at markøren er ca. 5 cm nede i dokumentet. Dette kan aflæses
af statuslinjen i bunden af vinduet. I eksemplet her står der Pos 4,9 cm.
- Klik dernæst på knappen Indsæt fletfelt på værktøjslinjen Brevfletning, der normalt vil være lige oven over dit dokument.
- Vælg Titel.
- Lav dernæst et mellemrum, før du gentager trin 21 og vælger Fornavn.
- Lav endnu et mellemrum, og klik igen på Indsæt fletfelt, og vælg Efternavn.
- Ligesom hvis du skrev
adressen helt ud, skal du nu lave et linjeskift ved at taste .
- Klik på Indsæt fletfelt, og vælg Adresse 1.
- Lav et nyt linjeskift og indsæt feltet Adresse 2 på samme måde som tidligere.
- Efter endnu et linjeskift skal du indsætte Postnummer, lave et mellemrum og indsætte By.
- Tryk dernæst på , indtil
din markør er omkring 10 cm nede i teksten, hvilket aflæses på statuslinjen
i bunden.
- Skriv brevet.
- Når brevet er skrevet, er det en god idé lige at gemme dokumentet. I eksemplet kan du gøre det undernavnet Housewarming.
- Det er en god idé lige at se på skærmen, hvordan det færdige resultat kommer til at se ud. Klik derfor på knappen Vis flettede data på værktøjslinjen.
- Hvis der ikke er noget at rette til, kan du herefter flette hoveddokumentet med dine adresser, også kaldet datakilden, ved at klikke på knappen Flet til nyt dokument på værktøjslinjen.
- I det dokument, der bliver resultatet, kan du lave tilføjelser til enkelte udvalgte breve, eller blot udskrive dem alle sammen. Klik i så fald på Udskriv på værktøjslinjen Standard.
- Luk dokumentet, der hedder Standardbreve 1, uden at gemme.
- Gem og luk hoveddokumentet, Housewarming, og sig ligeledes Ja til at gemme datakilden. Dette er meget vigtigt, da de indtastede navne og adresser ellers forsvinder.
Hvis du senere vil genbruge de navne og adresser, du netop har gemt, skal du ikke oprette en ny datakilde (trin 2 i dialogboksen Flethjælper, se punkt 8), men åbne en eksisterende.
Du kan rette i adressekartoteket ved at klikke på knappen Rediger datakilde på værktøjslinjen Brevfletning. Husk, at denne værktøjslinje kun befinder sig i dit hoveddokument.
Figur 93. Ved at klikke på Rediger datakilde kommer du tilbage til formularen, som du oprindeligt brugte til at indtaste navne og adresser med.